昨天我們提到，明為什麼用 SharePoint 製作的公司入口網站可以組織提升生產力？

這個時候就可以先思考一件事，是不是在公司或組織裡，總有一個傳奇人物，公司的萬事通，從文具訂購系統到CRM，從合約到企劃書，再從同事座位表到生日，通通都知道，只要有任何問題，找 "他" 就對了！尤其是當你找不到檔案或文件，這位萬事通總是可以精準從你不知道的路徑撈出來給你，不但資料完整，還漂亮排版，但你有沒有想過，萬一這位萬事通有天請假或不在了，那你要去哪裡找你需要的資訊呢？

所以有個入口網站，囊括各項系統路徑、資訊公告、檔案資料就很重要，有任何需要，從入口網站開始搜尋就對了！

前一天我們有提到，架設公司入口網站，作為組織內部各項檔案資源以及應用程式的一站式入口，通訊網站或許更適合些。加上初步規畫一個入口網站可能會需要包含的東西有：

• 日常行政公告、制度規章公布
• 各部門及專案管理資料庫
• 作業流程表單入口管理

列出一個入口網站需要的項目後，接著我們就要思考「誰可以如何檢視這個網站」，這邊有兩個要思考的部分「誰」以及「如何檢視」，既然這是一個入口網站，我們就會預設是組織內所有成員都可以瀏覽，但是網站內容須要維護，這時候就要思考，公告、制度規章公布的內容、各部門及專案管理資料庫、作業流程表單入口管理路徑要由誰來維護，是希望只由 IT 人員管理，亦或希望由其他單位的人員來幫忙，這個時候就要分配好不同使用者的瀏覽權限。

此外，通訊網站的特色在於資訊布達，所以通常有少量的內容作者，以及大量的閱讀者。這個時候針對不同成員設定對應的許可權就很重要，許可權是由 SharePoint 群組所管理，預設會包含三個許可權等級：

• 擁有者：完全控制許可權。
• 成員：編輯許可權。
• 訪客：讀取權限。

如果你的組織成員來自多個國家，你可能會希望你的入口網站有多語言，方便不同語言的使用者閱讀，如果你有這個需求，請參完微軟說明：如何建立多語種通訊網站、頁面和新聞。

綜合以上，關於通訊網站的建立，在規劃您的 SharePoint 通訊網站，就有完整說明。

再次提醒 SharePoint 網站架設主要重點有：

1. 設定架設網站的目的
2. 依照目的規劃內容(同步思考是否需要多語言內容)
3. 設定使用者許可權限
4. 網站用字盡量精簡，以視覺化方式呈現，讓讀者以最少時間快速取得所需的內容

另外，昨天也還有提到，如果你的網站建立目的並不是溝通及布達資訊，而是進行小組協作，那你就會需要選擇小組網站，小組網站與通訊網站最大不同在於小組網站除了網頁還有預設的檔案文件庫、資料管理清單和網頁組件，此外還可以更簡單的建立共同協作的 Teams 團隊以及 Onenote，隨時更新專案進度，更可以透過 Power Automate 建立傳案自動化流程，例如：在有當按更新時，張貼訊息至 Teams 群組中，確保大家都知道最新進度等等。

關於小組網站的「檔案文件庫」、「清單」，就明天再繼續拉~

溫秘書下班囉~